Urząd2020

Urząd2020 to systemem do elektronicznego zarządzania dokumentacją, który powstał specjalnie z myślą o jednostkach samorządu terytorialnego: urzędach gmin, związkach międzyregionalnych, organach powiatu i organach samorządu województwa – jest w pełni zgodny z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.


  • Urząd2020 funkcjonuje w sposób odwzorowujący ścieżki obiegu dokumentu w urzędzie, dzięki czemu umożliwia zastąpienie systemu tradycyjnego (w formie papierowej) systemem elektronicznym.
  • Urząd2020 daje możliwość inteligentnego grupowania danych, ich katalogowania, wyszukiwania i analizowania.
  • Urząd2020 pozwala też na pracę grupową w strukturze rozproszonej, dzięki temu wejście  do aktualnej bazy danych jest możliwe z każdego miejsca z dostępem do Internetu.

Łatwy w obsłudze, intuicyjny interface systemu Urząd2020 pozwala na:

  • rejestrowanie przesyłek ze skrzynki podawczej e-PUAP, poczty e-mail lub wpływającej do urzędu w postaci listu;
  • błyskawiczny wydruk potwierdzenia przyjęcia dokumentu dla obywatela;
  • dostęp do zarejestrowanych dokumentów za pośrednictwem przejrzystego systemu nawigatorów i widoków;
  • dekretację dokumentów oraz spraw na innych pracowników urzędu, a także na akceptację jedno i wielostopniową;
  • klasyfikację i kwalifikację dokumentów oraz spraw zgodnie z aktualnym rzeczowym wykazem akt RWA;
  • prowadzenie rejestrów przesyłek wpływających oraz wychodzących;
  • znaczne skrócenie dostępu do poszukiwanych informacji i dokumentów;
  • tworzenie i wydruk raportów oraz wprowadzanie własnych szablonów dla nowych typów przesyłek;
  • automatyczne przekazywanie statusu załatwianych spraw do Biuletynu Informacji Publicznej urzędu.

Zgodność z aktami prawnymi

System do elektronicznego zarządzania dokumentacją Urząd2020 jest zgodny ze wszystkimi aktualnie obowiązującymi aktami prawnymi regulującymi wymagania co do funkcjonalności, w tym:

  • w zakresie funkcjonalnym i informacyjnym – ustawą o ustroju powiatów, gmin i związków międzygminnych: ustawa z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U.01.142.1592), (2002.03.31 zm DzU. 02.23.220) z późniejszymi zmianami oraz ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.01.142.1591) z późniejszymi zmianami,
  • w zakresie instrukcji kancelaryjnej – rozporządzeniem prezesa rady ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,
  • ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych,
  • w zakresie BIP oraz standardu wymiany informacji IDA wynikających z działań koordynowanych przez MSWiA z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198),
  • ustawą o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 (Dz. U. 2001r. Nr 130 poz. 1450).

Rejestracja akt

Urząd2020 pozwala na skanowanie treści dokumentu i automatyczne wprowadzanie jej do systemu.

W przypadku dostarczenia dokumentu osobiście przez obywatela, możliwe jest wydrukowanie potwierdzenia przyjęcia, a na wersji papierowej nadrukowanie kodu kreskowego, co przyszłości ułatwi wyszukanie dokumentu w systemie.


Zarządzanie dokumentami

System pozwala na wielokrotną dekretację dokumentów oraz spraw.

Do każdego dokumentu utworzonego w Urząd2020 automatycznie tworzona jest  historia.
W historii rejestrowane są wszystkie działania na dokumencie dokonane przez użytkowników systemu. Każdy wpis do historii zawiera informację kto, kiedy i co robił w danym dokumencie oraz ewentualny komentarz użytkownika.

Istnieje także możliwość poinformowania o dokumencie osobę lub grupę osób, w efekcie osoby powiadamiane zostaną dopisane do czytelników dokumentu, a w ich skrzynkach pocztowych znajdzie się powiadomienie z linkiem do dokumentu.

Na etapie wdrażania systemu zawartość słownika RWA jest weryfikowana i dostosowywana szczegółowo do potrzeb urzędu. Administrator ma możliwość aktualizacji słownika podczas eksploatacji systemu.

System jest zgodny z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi znakowania nowo powstałych spraw, pozwala także na wydzielanie spraw i tworzenie oddzielnych spisów. Ustalanie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej odbywa się automatycznie.


Korespondencja urzędowa

W Urząd2020 można w prosty sposób tworzyć korespondencję wychodzącą w powiązaniu
z daną sprawą – pracownik merytoryczny tworzy w Urząd2020 nową formatkę, która zawiera treść pisma wychodzącego oraz najistotniejsze informacje o tym dokumencie.

W systemie Urząd2020 jest możliwość skorzystania z szablonów korespondencji. Administrator systemu otrzymuje narzędzie, które pozwala na aktualizację i rozbudowę tych elementów w trakcie eksploatacji systemu.

Przed przekazaniem dokumentu do wysyłki w Urząd2020 jest możliwe wydrukowanie kopert oraz zwrotnego potwierdzenia odbioru (system jest w stanie automatycznie wykonać taką czynność dla zaznaczonych przez użytkownika dokumentów).

System umożliwia też sporządzenie spisu zdawczoodbiorczego spraw przekazywanych do archiwum – posiłkuje się szablonem przygotowanym w formacie MS Word.


Przeczytaj o korzyściach aplikacji Urząd2020, Zarządzaniu Budżetem oraz o aplikacjach rozszerzających Urząd2020.