Wdrożenie systemu w Urzędzie nie tylko usprawnia obieg dokumentów i spraw, ale również umożliwia śledzenie sposobu załatwiania spraw i zapewnia kontrolę terminów ich realizacji. Urząd zyskuje kontrolę nad sprawami i dokumentami. W każdej chwili jest w stanie poinformować Klienta, na jakim etapie i w której jednostce organizacyjnej znajduje się dana sprawa. System zapewnia również współpracę z Biuletynem Informacji Publicznej Urzędu umożliwiając Klientowi bezpośrednie uzyskanie informacji o stopniu zaawansowania sprawy poprzez Internet.

Główne korzyści z wdrożenia aplikacji Urząd2020 to:

• usprawnienie obsługi mieszkańców i instytucji poprzez dostęp uprawnionych osób do pełnych informacji dotyczących załatwianych spraw,
• nadzorowanie terminów realizacji spraw,
• informowanie Klientów o stopniu realizacji ich spraw poprzez BIP,
• współpraca z elektroniczną skrzynka podawczą oraz dedykowanymi formularzami na portalu ePUAP,
• zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów poprzez uwierzytelnianie i klasyfikacje dostępu dla poszczególnych użytkowników,
• możliwość przyjmowania spraw od Klientów w formie elektronicznej jak i papierowej,
• możliwość dostępu do dokumentów umieszczonych w archiwum elektronicznym,
• możliwość dostępu do programu spoza lokalnej sieci LAN za pomocą zabezpieczonych prywatnych sieci tunelowych VPN,
• zgodność z formatem xml w zakresie: eksportowania korespondencji wychodzącej oraz spraw, importowania korespondencji przychodzącej, eksportowanie stanu załatwienia sprawy do BIP,
• skrócenie dostępu do poszukiwanych informacji i spraw,
• uporządkowanie i szybki dostęp do spraw i rejestrów Urzędu, np. uchwał organów samorządu gminnego, aktów wewnętrznych, skarg i wniosków, protokołów, zarządzeń, itp.,
• umożliwienie elektronicznego doręczania pism Klientom,
• prowadzenie rejestrów dokumentów,
• zarządzanie terminami oraz kalendarzami,
• przeszukiwanie systemu EZD wg zadanych kryteriów,
• tworzenie i wydruk raportów,
• obsługa dokumentów podpisanych elektronicznie (tzw. podpis kwalifikowany),
• oszczędność powierzchni biurowej i ograniczenie kosztów,
• umożliwienie łatwej migracji pomiędzy różnymi systemami operacyjnymi serwera systemu EZD (m.in. Windows, Linux, Sun Solaris).

Przeczytaj więcej o Urząd2020, aplikacjach rozszerzających oraz o funkcjonalności Zarządzanie Budżetem.