to jeden z podstawowych procesów zachodzących w firmie. Organizuje zasady i formy tworzenia i rejestracji dokumentów związanych z korespondencją, systematyzuje jej obieg oraz zapewnia odpowiednie poziomy uprawnień. Sprawne zarządzanie korespondencją ma bezpośredni wpływ na efektywność przedsiębiorstwa.

Aplikacja służąca do zarządzania dokumentami tworzonymi w firmie i otrzymywanymi z zewnątrz. System obsługuje pisma, faksy, e-maile, a także „miękkie" elementy komunikacji, takie jak notatki z rozmów telefonicznych i spotkań. Integracja ze stanowiskiem skanującym umożliwia bezpośrednie wprowadzanie dokumentów papierowych do aplikacji. Dzięki temu przepływ informacji pomiędzy osobami w całej firmie jest usprawniony, a kontrola nad wykonywanymi zadaniami - łatwiejsza.

Funkcjonalność:

• Możliwość elektronicznego rejestrowania każdego rodzaju korespondencji: przychodzącej, wychodzącej, wewnętrznej.
• Obsługa korespondencji (pisma, faksy, e-maile) oraz innych elementów komunikacji. takich jak notatki z rozmów.
• Możliwość definiowania wzorów dokumentów (szablonów) powiązanych z określonym działaniem.
• Dostęp do jednolitej bazy kontrahentów.
• Przesyłanie powiadomień o zarejestrowanych dokumentach do osób zainteresowanych.
• Zapewnienie bezpieczeństwa poprzez wielopoziomowy system uprawnień.
• Umożliwienie tworzenia raportów (generowanie książki pocztowej korespondencji przychodzącej i wychodzącej).
• Dziedziczenie treści dokumentów z istniejących pism - dokument dostępny w bazie jest jego najaktualniejszą wersją.
• Automatyczne rejestrowanie historii dokumentu.
• Umożliwienie przeglądania dokumentów zgrupowanych w różnorodnych przekrojach.
• Samodzielne konfigurowanie dowolnej liczby dowolnie zaawansowanych obiegów dokumentów.
• Integracja z kalendarzem (automatyczne realizowanie wpisów do kalendarza) i przypominanie o terminach.
• Integracja ze stanowiskiem skanującym, serwerem faksów oraz pocztą elektroniczną.

Korzyści:

• Usprawnienie procesu wymiany informacji.
• Zebranie wszystkich informacje i dokumentów w jednym miejscu.
• Oszczędność czasu, dzięki szybkiemu dostępowi do dokumentów i informacji.
• Zabezpieczenie przed utratą dokumentów.
• Wzrost wydajności pracy.
• Zwiększenie bezpieczeństwa obiegu informacji.
• Obniżenie bieżących kosztów - zredukowanie papierowego obiegu korespondencji do minimum.
• Skuteczna kontrola nad pracą firmy.