Cele wdrożenia

Głównym celem wdrożenia było:

• Usprawnienie pracy urzędu.
• Zwiększenie zadowolenia interesantów.

Władze miasta postanowiły osiągnąć cele poprzez:

• zautomatyzowanie pracy Urzędu,
• wprowadzenie skutecznego nadzoru nad toczącymi się sprawami,
• ułatwienie dostępu do informacji na temat rozpatrywanych spraw.

Opis wdrożenia

Urząd Miasta Tychy zdecydował się na wprowadzenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami i sprawami w dwóch etapach. Pierwsza faza to wdrożenie pilotażowe dla stu użytkowników. W drugim etapie systemem objęto wszystkie wydziały, czyli 350 pracowników.
System mis-Partner-21/Urzędy do zarządzania dokumentami i sprawami został wdrożony w siedmiu wydziałach: Administracyjnym, Architektury, Działalności Gospodarczej, Gospodarki Nieruchomościami, Komunalnym Ochrony Środowiska i Rolnictwa, Obsługi Rady Miasta i Organizacyjnym Kadr i Szkolenia.

W pozostałych wydziałach dostęp do systemu mają pojedynczy pracownicy obsługujący sekretariaty wydziałowe.

Pisma, które trafiają do urzędu są skanowane i rejestrowane w systemie obiegu dokumentów, a następnie przekazywane do właściwych wydziałów. Każdemu dokumentowi nadawany jest unikalny numer, który ułatwia jego wyszukiwanie. W wydziałach elektroniczny wpis uzupełniany jest o dodatkowe informacje. Sprawdzane są dane kontrahenta, a dokument przyporządkowywany jest konkretnej sprawie. W ten sposób na każdym etapie rozpatrywania sprawy urzędnicy mają dostęp do kompletu informacji. Stworzenie centralnego repozytorium dokumentów pozwala na szybkie odnalezienie dokumentu niezależnie od tego, w którym dziale aktualnie się znajduje, co rozwiązuje problem równoległej pracy nad daną sprawą. System ułatwił także sporządzanie wszelkich rejestrów i zestawień, które mogą być tworzone automatycznie.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami i sprawami zapewnia skuteczny nadzór nad sprawami toczącymi się w urzędzie. Odpowiednio zdefiniowane przypomnienia informują użytkownika o zbliżającym się terminie realizacji zadania. Ponadto przełożony ma wgląd w zbiorczy status spraw. W przejrzysty sposób łatwo sprawdzić, na jakim etapie jest konkretna sprawa, a informacje o statusie dostępne są natychmiast.
W przyszłości informacje te będą dostępne przez Internet na stronach Urzędu Miasta Tychy.

Korzyści

• szybki dostęp do informacji o sprawach i korespondencji,
• skuteczna kontrola spraw toczących się w urzędzie,
• łatwy dostęp do wszelkiego rodzaju zestawień,
• oszczędność czasu pracy pracowników, zwiększenie ich efektywności,
• ograniczenie dokumentów sporządzanych w wersjach papierowych.