Cele wdrożenia

Celem nadrzędnym wdrożenia w firmie EuroLOT było:
Zwiększenie efektywności pracy.

Władze firmy zaplanowały osiągnąć cel poprzez:

• Zautomatyzowanie procesów;
• Uporządkowanie ścieżek obiegu dokumentów;
• Uproszczenie czynności związanych z urlopami i delegacjami pracowników.

Opis wdrożenia

Mis-Partner21 wdrożono w firmie EuroLOT w 2001 roku. Aplikacja pozwoliła na sprawną rejestrację i dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej. Rozwój firmy spowodował, że 2004 roku w oparciu o mis-Partner21 opracowano dedykowaną aplikację, wspomagającą pracę przedsiębiorstwa w zakresie zautomatyzowania procesów związanych z akceptacją faktur i zarządzaniem nieobecnościami. W przypadku dokumentów dotyczących pozostałych procesów określona została wewnętrzna instrukcja obiegu, natomiast ścieżki obiegu w systemie określane są na bieżąco.

Zautomatyzowanie obiegu faktur polega na rejestrowaniu ich w systemie, następnie na przekazywaniu ich w postaci dokumentu elektronicznego (oryginał wędruje bezpośrednio do działu księgowego) do odpowiednich komórek merytorycznych. Dokumenty przechodzą ścieżkę elektronicznej akceptacji, na podstawie której dział księgowy aprobuje wypłatę. System pokazuje, na jakim etapie znajduje się dokument, a w przypadku, gdy ktoś zaburza jego płynny przepływ - wysyła ponaglenia. Dane z zatwierdzonej faktury automatycznie przenoszone są do systemu finansowo-księgowego.
Aplikacja, stworzona w oparciu o mis-Partner/21, automatyzuje także proces zarządzania nieobecnościami w firmie. W przypadku urlopów w pierwszym etapie przełożony wysyła dokument, informujący o konieczności zaplanowania urlopu. Na podstawie danych od pracowników tworzony jest plan urlopowy. Zostaje on zapisany w systemie, po czym samodzielnie czuwa nad poprawnością i terminowością udzielania wolnych dni. Na pięć dni przed zaplanowanym urlopem pracownik automatycznie otrzymuje kartę urlopową, którą po zaakceptowaniu wysyła do przełożonego. System dba o to, by w czasie nieobecności pracownika skierowane do niego dokumenty trafiały do zastępującej go osoby. Dzięki integracji z systemem finansowo-księgowym, bezpośrednio naliczane są właściwe stawki wynagrodzenia i inne dodatki, jak też odejmowane wykorzystane dni urlopu. W każdej chwili można sprawdzić plan urlopowy i stan wykorzystania wolnych dni w skali całej firmy.

Baza nieobecności pozwala, oprócz urlopów, zarządzać delegacjami, zwolnieniami, dniami zarezerwowanymi na szkolenia i innymi dniami wolnymi.

Podobnie jak w przypadku urlopów, przy delegacjach, chorobach i dniach wolnych dzięki połączeniu z systemem finansowo-księgowym, pracownikom automatycznie naliczane są odpowiednie stawki, zaś system odnotowuje, który z pracowników znajduje się w delegacji, jest chory bądź bierze udział w szkoleniu.

Wdrożone rozwiązanie pozwala na zaawansowane wykorzystywanie zalet systemu zarówno w zakresie zarządzania dokumentami, jak i procesami. Aplikacja funkcjonująca w firmie EuroLOT została stworzona w środowisku Lotus Notes/Domino w oparciu o autorskie narzędzie firmy MIS - mis-Partner21. Aplikację zintegrowano z systemem finansowo księgowym i kadrowo-płacowym.

Korzyści

• Usprawnienie pracy administracyjnej wewnątrz firmy.
• Zwiększenie efektywności pracy poprzez uporządkowanie i uproszczenie czynności związanych z nieobecnościami.
• Skrócenie czasu akceptacji poszczególnych dokumentów.
• Bezpośredni dostęp do dokumentów.
• Skuteczne archiwizowanie wiedzy, co umożliwia skuteczne korzystanie z doświadczeń i pracy wykonanej wcześniej.